为了确保人事档案的完整保存，公司需要配备完善的硬件设施。首先，应设立专用的人事档案柜。其次，采用便于分类存储的文件袋或文件夹，其中挂捞柜与挂捞夹是不错的选择。这些工具不仅方便查找和分类，还能有效避免档案磨损。

同步更新书面资料与电子资料

公司应保证书面资料与电子资料的同步更新。要注意各类书面资料的收集和整理。在存放书面资料时，建议使用透明的资料袋进行小分类，并用标签标识，例如入职资料、证件资料、转正资料、考核资料、培训资料和社保资料等。将这些小资料汇总在一个总目录中并与档案袋一同存放，总目录便于掌握每位员工资料的完整性。使用小资料袋可以避免在翻阅时资料散落。

实时更新档案

人事档案与其他文书档案的区别在于其动态性。员工的职业状态不断变化，因此档案管理也需动态化。档案需根据员工的职业状态实时更新。

设立电子档案

电子档案是人事档案管理的重要工具。虽然电子文档不需要事无巨细，但关键的信息如姓名、工号、身份证号、档案号和合同日期等必须录入。

建立人事档案管理制度

公司应建立完善的人事档案管理制度，并指定专人负责档案的保管。制度可以明确档案管理的流程、内容和范围，同时规定档案管理员的职责。通过制度化管理，可以有效规范档案管理工作。